Pașii înregistrării în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru persoane juridice

Spațiul Privat Virtual (SPV) este o platformă online dezvoltată de către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) din România, care permite contribuabililor să acceseze diverse servicii și informații legate de situația lor fiscală și de administrarea impozitelor și taxelor. Din 1 ianuarie 2024 se regăsesc și informații despre Registrul Național E-Factura. Teoretic, RO E-Factura fost introdusă pentru a facilita și simplifica procesele de facturare și de gestiune a documentelor financiare în mediul digital.

Menționez de la început că înregistrarea în SPV pentru firme se face pe CUI, nu pe CNP.

Pasul 1. Achiziționarea unui certificat digital agreat de ANAF

Lista furnizorilor de certificate digitale se găsește aici: https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/RO
Procesul de achiziție certificat digital durează de la câteva ore la cateva zile și prețurile variază, prin urmare informați-vă temeinic pe site-urile lor si decideți in cunostință de cauză.
Tototdată puteți opta pentru varianta fizică (cu token fizic) sau în cloud. Personal folosesc varianta în cloud și înregistrarea în SPV se poate face cu oricare dintre cele 2 variante.

Pasul 2. Instalarea certificatului digital

După achiziția certificatului digital, veți primi un email cu intrucțiunile de instalare. În cazul în care nu primiți aceste informații în email, atunci mergeți pe site-ul furnizorului si căutați intrucțiunile. Dacă nici așa nu vă descurcați, puneți mâna pe telefon și sunați furnizorul pentru a cele instrucțiuni.
În principiu instalarea certificatului digital nu este un proces complicat, daca aveți pașii necesari.

Pasul 3.Înregistrarea în SPV

De aici lucrurile încep să se complice puțin.

1. Trebuie sa intrați pe https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2 sectiunea “Inregistrare utilizatori cu certificat digital”. Calea completă este ANAF -> Servicii Online -> Înregistrare Utilizatori -> Fereastra Spațiul Privat Virtual -> Inregistrare/Inrolare persoane fizice/juridice și alte entități fără personalitate juridică în Spațiul Privat Virtual -> PERSOANE JURIDICE ŞI ALTE ENTITĂŢI FĂRĂ PERSONALITATE JURIDICĂ -> Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică
2. Se deschide un formular de unde trebuie să descărcați documentul de confirmare
3. Fișierul se deschide doar cu Adobe Acrobat (am încercat cu alte variante și nu funcționează) și:
   1. Completați secțiunile: Nume, Prenume, Email, se bifează cu CNP si se completează CNP-ul
   2. îl semnați cu semnătura electronică în secțiunea “Semnătură utilizator”
4. După ce ați făcut acest lucru, el trebui trimis pe email sau online (unii furnizori oferă această posibilitate) catre furnizor pentru contrasemnare.
5. Când ați primit documentul contrasemnat, salvați-l în calculatorul dvs și atenție – NU-L DESCHIDEȚI
6. După pct 5, vă duceți din nou pe site-ul ANAF https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/#tabs-2 (pct. 1), secțiunea “Inregistrare utilizatori cu certiifcat digital” unde va trebui sa completați informațiile solicitate
7. La secțiunea “Selectați documentul de confirmare” adaugați documentul primit de la furnizorul de certificat digital si salvat pe calculatorul dvs (pct. 5)
8. La secțiunea “Selectați arhiva zip cu documentele justificative” adaugați următoarele documente:
   1. Dacă sunteți Administrator (Reprezentant Legal)
      • Copie buletin administrator
      • Copie CUI
      • Actul constitutiv de unde reiese că sunteți administrator
   2. Dacă sunteți Împuternicit:
      • Copie buletin
      • Împuternicirea notarială
   3. Toate documentele se adaugă într-o arhivă .ZIP, semnate cu semnătura electronică.
9. Atenție: adresa de e-mail ce o completați in secțiunea “Adresa de email” din formularul ANAF trebuie sa fie aceeași cu cea completată în certificatul digital
10. Se trimite formularul

Nu veți primi vreun email că ați trimis documentele, dar veți avea o fereastră nouă cu următorul mesaj: „Ca urmare a cererii dumneavoastră de înrolare în Spaţiul Privat Virtual vă aducem la cunoştinţă că înregistrarea s-a efectuat cu succes. Menţionăm că, informaţiile cu privire la datele dumneavoastră de înrolare în Spaţiul Privat Virtual pot fi salvate în format html (Ctrl-S) şi pot fi imprimate.” Vă recomand să salvați aceste informații intr-un folder pe calculatorul dvs. Ulterior dacă veți avea nevoie de informații cu privire la înrolarea dvs in SPV veți fi nevoit sa furnizați numărul de înregistrare.
E-mailul de la ANAF cu aprobarea contului dvs durează. Pentru ANAF Sector 3, termenul de soluționare este de 10 zile calendaristice. Sunt firme ce au obținut aprobarea în câteva ore, dar eu l-am primit fix in a 10-a zi calendaristică.
În ambele cazuri (aprobare/respingere) veți primi 2 e-mail-uri. 
Aprobare:
1.    „Ati fost aprobat pentru serviciul SPV în calitate de  pentru CUI/CIF XXXX (CUI-ul dvs). Veti primi un email cu confirmarea activarii dupa care va puteti autentifica pe www.anaf.ro.”
2.    La câteva minute a venit și al doilea e-mail de genul: „Contul dumneavoastra a fost actualizat conform solicitarii.”
Respingere:
1.    „Cererea dvs. de înregistrare pentru serviciul SPV în calitate de  REPREZENTANT LEGAL pentru CUI/CIF XXXX (CUI-ul dvs) a fost refuzata din cauza: Documente neconforme.”
2.    În cazul meu refuzul a fost: „Lipseste documentul care atesta calitatea de reprezentant legal.” - nu am atașat Actul constitutiv pentru a doua firmă (deși nici pentru prima nu am atașat, dar a fost aprobat). Probabil depinde foarte mult și de cine procesează aceste cereri și cât sunt de zeloși.

Documenția oficială ANAF cu privire la înregistrarea in SPV persoane juridice:

1. Intrucțiuni SPV persoane juridice
2. Link direct: Înregistrarea persoanelor juridice  || PDF-ul aici (descarcă .pdf)
3. Link direct: Instrucţiuni de utilizare SPV || PDF-ul aici (descarcă .pdf)

Sper că acest articol va aduce puțină lumină în ceea ce privește înregistrarea firmei dvs în SPV.